Notre client est un établissement de santé privé situé à Douala (Makepe) qui offre un accueil privilégié et un panel étendu d’offres de soins gériatriques et de soins palliatifs qui permettent d’assurer un rôle d’expert de proximité en santé, en partenariat avec différentes structures de santé publiques de Douala. En relation avec les assureurs tels Ascoma, Willis Towers, Allianz, et Activa, il œuvre pour une couverture optimale et une prise en charge rapide des patients au sein de sa clinique. Sous l’autorité de la Direction Générale, vous aurez la responsabilité des services administratifs (accueil, admissions, facturation, secrétariats médicaux, approvisionnements, finance et trésorerie, pharmacie, logistique) afin de garantir l’efficacité opérationnelle de la clinique.
Prenez connaissance des activités et conditions de ce poste et rejoignez-nous si vous êtes dynamique et proactif !
Mission : Il/Elle assure la gestion opérations administratives et financières, l’administration des personnels mis à sa disposition, et la coordination de la qualité de séjour des patients pour garantir le bon fonctionnement et la croissance de la clinique dans le strict respect des conditions règlementaires et conventionnelles d'hygiène, de sécurité et de santé.
Activités :
Sécuriser le parcours patient en supervisant toutes les opérations administratives de soins
Pré-admission/Admission : organiser l’accès à la clinique selon chaque cas (classique ou urgence ou réservation en ligne), la diligence dans l’enregistrement de l'identité, la vérification des pièces d'identité, des données de l’employeur, de l’existence d’une couverture d'assurance maladie, ainsi que la communication des frais à payer auprès des parties prenantes.
Gestion du dossier patient (en cas d’hospitalisation ou d’opération coûteuse) : Contrôler l’obtention du consentement éclairé de chaque patient, la complétion du livret d'accueil, et la désignation de la personne de confiance. Puis, veiller à la pré-validation des charges par l’assureur concerné.
Sortie : Veiller à la présentation de la facturation au patient, à la remise du bulletin d'hospitalisation, à la délivrance de documents médicaux de sortie (certificat de repos médical travail si nécessaire, ordonnances, résultats d'examens biologiques et radiologiques), et sensibiliser le personnel opérationnel médical sur la prise d’un rendez-vous de suivi.
Qualité de service : Traiter les plaintes et les préoccupations des patients, veiller à la mise à jour de leurs dossiers médicaux, remonter les dysfonctionnements ou difficultés rencontrées dans exercice de sa fonction au Gérant ou au Directeur de l’établissement, administrer un questionnaire de satisfaction sous pli confidentiel à chaque patient sortant en soulignant l’importance de son avis.
Organiser l’administration et la sensibilisation des personnels de santé pour assurer une bonne qualité de service
Elaborer les plannings et coordonner l’application des programmes de santé (sensibilisation de la population environnante, vaccinations et dépistages gratuits …) par les personnels opérationnels.
Superviser la rotation et la disponibilité des personnels techniques (médecins, infirmières, laborantins, …)
Veiller à l’administration des soins aux patients par le personnel infirmier et dans les délais fixés exigibles.
Organiser les réunions de communication et d’échanges avec les personnels sur les évolutions réglementaires et techniques, l’évaluation des services et les résultats d'activité.
S’assurer de l’existence des documents contractuels et de la conformité des dossiers administratifs des personnels permanents et temporaires, des fournisseurs / prestataires de services et des médecins ponctuels.
Gérer les présences, les indisponibilités, les absences et les remplacements des personnels, et transmettre un état détaillé au prestataire en charge de la gestion des ressources humaines.
Évaluer les performances des employés et gérer les conflits.
Optimiser la gestion de la facturation, les délais de recouvrement et les opérations d’encaissements
Etablir les factures retraçant la prise en charge et la validation de chaque patient assuré, et créer son dossier de facturation incluant les pièces justificatives de chaque examen/opération et pré-validées par l’assureur.
Assurer hebdomadairement la transmission contre décharge d’un bordereau par l’agent récepteur, des liasses de factures auprès de chaque assureur, puis veiller au contrôle de pièces en votre présence.
Elaborer un tableau de suivi des recouvrements et procéder à une relance auprès des clients et/ou des assureurs.
Formaliser les canaux de paiement flexible : (MOMO, Orange Monney, espèces, TPE…).
Superviser au quotidien le contrôle caisse par rapprochement des états de la caisse des opérations et de la caisse pharmacie, relever les écarts et leurs causes, et veiller au versement des recettes dans les comptes bancaires dédiés.
Opérations de développement du portefeuille et de promotion digitale
Mener les opérations de promotion des services et des programmes de la clinique via des sms directs, whatsApp, facebook, Tiktok, Instagram.
Superviser une équipe commerciale : zonage, types de prospects, fréquence prospection hebdomadaire, résultats.
Conduire les négociations commerciales et les réponses aux appels à projet clinique des clients.
Structurer les opérations administratives et la sensibilisation des cibles (personnels, fournisseurs, patients).
Elaborer les politiques et les procédures administratives de la clinique, et les soumettre à l’appréciation de la hiérarchie (politique de visite aux patients hospitalisés, procédure de facturation et de recouvrement, d’hospitalisation, de paiement …)
Organiser les séances de sensibilisation des personnels sur les politiques et l’application des procédures.
Veiller à l’affichage des procédures aux emplacements dédiés pour leur application par Tous.
Veiller à la prise en charge qualitative des patients hospitalisés et à l’assainissement quotidien des espaces selon les standards hôteliers et les contraintes réglementaires de sécurité sanitaire en milieu clinique.
Organiser les équipes d’entretien, la surveillance de l'entretien des locaux et du rendu visuel des différents espaces (chambres, cuisines, salles d’accueil/d’attente, bureaux des médecins, cours, toilettes, …) dans un souci de valorisation de l'image de marque de l'établissement.
Assurer le suivi des prestations de blanchisserie : Collecte, propreté et disponibilité des linges (équipements de literie, blouses de travail des personnels, accessoires individuels de séjour : tenues des patients, serviettes).
Superviser le service de restauration : Commande quotidienne et distribution des repas (disponibilité et qualité) dans les heures dédiées.
Gestion de la logistique hospitalière : Organiser les interventions et veiller à la maintenance des équipements (Télévisions, climatiseurs, électricité, canalisations, circuit d’approvisionnement en eau, …).
Veiller au contrôle des dates de péremptions des produits pharmaceutiques, à la collecte des déchets médicaux et à leur mise à disposition (enlèvement) auprès des prestataires autorisés.
Approvisionner et comptabiliser les charges
Elaborer un état prévisionnel des charges fixes et charges variables mensuelles.
Planifier et suivre l’évolution des charges budgétaires par rubrique de dépenses, puis ressortir les écarts.
Veiller à la disponibilité des matériels, EPI, et autres équipements : Collecter et évaluer la pertinence des besoins de chaque service – Identifier et déterminer les fournisseurs par nature de produits ou de service – Elaborer l’état prévisionnel des achats pour soumission à l’appréciation de la hiérarchie – Réaliser les achats en quantité et en qualité – Gérer les dotations – Gérer les stocks et coordonner les inventaires.
Mettre en place une stratégie d’optimisation du règlement des charges de prestations.
Rapports des activités de la clinique
Etablir un bilan des activités mensuelles de la structure comprenant les axes d'évolution ou de solutions aux problèmes relevés.
Tenir un état quotidien de l’évolution des recettes par nature et rubrique d’opérations.
Veiller à la mise à jour quotidienne du fichier de suivi de stock des produits pharmaceutiques, et déclencher les commandes pour éviter que le stock de sécurité soit atteint.
Profil / Compétences : Diplômé(e) en Gestion, Finance, Comptabilité, Santé, Techniques Commerciales, Organisation et Management – Minimum 5 ans à un poste d’encadrement – Usage facile des interfaces de la DGI et de la CNPS pour les immatriculations et déclaration de revenus – Maitrise d’Excel, Word, Powerpoint et des canaux digitaux de communication (Facebook, Linkedin, Instagram, WhatsApp, Tiktok) – Maitrise du Français (l’Anglais est un atout) – Connaissance Droit du travail.
Qualités : Forte capacité d’analyse, de planification et de budgétisation – Dynamisme – Proactivité/Réactivité – Sens de l'organisation – Rigueur – Attention aux détails – Esprit d'initiative – Sens de la négociation - Ecoute active – Sens des priorités – Autonomie – Communication facile – Persévérance – Honnêteté – Axé sur la qualité de service client – Forte polyvalence – Ponctualité et assiduité – Connaissance des règles de santé, d'hygiène et de sécurité des établissements de santé.
Rémunération : Salaire net mensuel de 200 000 FCFA (période d’essai) / 250 000 FCFA (dès confirmation).
Primes d’activité : 2% sur le volume global des opérations de recouvrement (payées trimestriellement).