Mission : Faciliter et optimiser la gestion administrative de l’entreprise, tout en assurant l’interface et la prise en charge physique ou téléphonique aussi bien interne qu’externe entre le Directeur Général et les autres (collaborateurs, clients, fournisseurs, prestataires…) de manière proactive, en tenant compte des priorités et des délais pour garantir une meilleure qualité de service.
Activités :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et relever leurs besoins (demande d’informations, réclamations, besoin d’assistance) afin de mieux les orienter vers les services compétents.
- Gérer l’agenda quotidien du Directeur Général (prises de RDV et documents à exploiter et/ou à valider).
- Traiter les messages électroniques entrants (E-mails).
- Gérer le courrier entrant (enregistrement, transmission à l’examen de la hiérarchie, distribution après cotation aux équipes) et sortant (transmission contre décharge aux concernés).
- Assurer la rédaction administrative des courriers sortants : offre de services, réponses aux réclamations, courriers adressés à l’administration, admissions en stages académiques…
- Préparer et organiser la logistique les différents événements professionnels du Directeur Général (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…).
- Veiller à la validation des documents et aux paiements de certaines charges (locatives, fiscales, sociales, …) par le Directeur Général et dans les délais impartis.
- Rédiger les rapports et/ou comptes-rendus des réunions et en assurer la transmission auprès des personnels.
- Réaliser le tri, et l’archivage électronique et physique de tous les documents.
- Tenir à jour le support d’archivage des documents administratifs règlementaires de l’entreprise (NIU, ACF, Statuts, fiche signalétique CNPS, RCCM, quittances de paiement des impôts ou taxes, …).
- Gérer les versements des fonds à la banque et l’approvisionnement de la caisse.
- Coordonner la prospection et la relance des prospects par voie téléphonique.
- Gérer la base de données clientèle et des stagiaires dans Excel : enregistrement et mise à jour des informations.
- Renseigner et faire valider les pièces de caisse des dépenses d’exploitation des chantiers et de fonctionnement.
- Enregistrer les encaissements et les décaissements au quotidien dans une base Excel, éditer l’état de la trésorerie hebdomadaire, et informer le Directeur Général en cas de tension de trésorerie.
- Mettre à jour le registre de dépenses de chaque chantier de construction.
- Gérer les commandes et la réception conformes des matériels, fournitures et consommables de bureaux.
- Présenter un rapport régulier de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rémunération : Base fixe nette de 80 000 FCFA durant la période d’essai de 03 mois et 100 000 FCFA à la confirmation.
Profil / Compétences :
- BTS / DQP en Secrétariat Bureautique / Secrétariat de Direction / Action commerciale / Comptabilité / Commerce international
- Maîtrise d'EXCEL, Word et Powerpoint
- Expression facile en français
- Maitrise des techniques de rédaction des rapports, comptes-rendus ou courriers
- Maitrise des techniques d’archivage électronique et physique
- Gestion d’agenda
- Connaissances en comptabilité.
Moyens disponibles : Téléphone Android de service – Ordinateur de service – Crédit de communication – Internet.