Mission : Organiser la gestion administrative de l’entreprise, tout en assurant l’interface et la prise en charge physique et/ou téléphonique aussi bien interne qu’externe entre le Directeur Général et les autres (collaborateurs, clients, fournisseurs, prestataires…) de manière proactive, en tenant compte des priorités et des délais pour garantir une meilleure qualité de service.
Activités :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et relever leurs besoins (demande d’informations, réclamations, besoin d’assistance) afin de mieux les orienter vers les services compétents.
- Gérer l’agenda quotidien du Directeur Général (prises de RDV et documents à exploiter et/ou à valider).
- Traiter les messages électroniques entrants (E-mails).
- Gérer le courrier entrant (enregistrement, transmission à l’examen de la hiérarchie, distribution après cotation aux équipes) et sortant (enregistrement et transmission contre décharge aux concernés).
- Assurer la rédaction administrative des courriers sortants : réponses aux réclamations, courriers adressés à l’administration.
- Organiser la logistique les différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…).
- Veiller à la validation des documents de paiement des charges obligatoires (locatives, fiscales, sociales, …) par le Directeur Général et dans les délais impartis.
- Rédiger les rapports et/ou comptes-rendus des réunions et en assurer la transmission auprès des personnels.
- Tenir à jour le support d’archivage des documents administratifs règlementaires de l’entreprise (NIU, ACF, Statuts, fiche signalétique CNPS, RCCM, quittances de paiement des impôts ou taxes, …).
- Gérer les commandes et la réception conformes des matériels, fournitures et consommables de bureaux.
- Affecter les dotations de matériels contre décharge (EPI / EPC, fournitures de bureaux...) auprès du personnel.
- Conseiller les clients/visiteurs sur les offres/services varié(e)s des produits de l’entreprise.
- Gérer de manière quotidienne les moyens logistiques du personnel par destination, degré d'urgence, horaires, roulement, gestion des imprévus).
- Mettre en place des solutions correctives immédiates (absence de chauffeur, incidents de parcours, retards de livraison).
- Présenter un rapport régulier de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Réaliser le tri, l’archivage électronique et physique de tous les documents.
Profil / Compétences : Minimum BTS / DQP Secrétariat Bureautique / Secrétariat de Direction / Action commerciale / Comptabilité / Commerce international – Maîtriser EXCEL, Word et Powerpoint – Expression facile en français et en anglais – Maitrise des techniques de rédaction des rapports, comptes-rendus et courriers – Maitrise des techniques d’archivage électronique et physique – Gestion d’agenda.